A.
Pengertian
Serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan
pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penggunaan logistik guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi.
Berdasarkan uraian dari pengertian
manajemen dan pengertian logistik, bahwa manajemen lebih menitik beratkan pada
cara untuk mengelola barang melalui tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan
kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Subagya
(1994),” logistik
adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan
strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.”
Adapun
manajemen logistik adalah sebagai berikut.
Manajemen adalah seni memperoleh
hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik
adalah bahan yang digunakan untuk kegiatan operasional. Manajemen logistik
adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan
dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan
serta penghapusan material/alat-alat, sehingga
manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan
dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan
secara efisien dan efektif (Subagya, 1994).
B. Tujuan
manajemen logistik
·
Tujuan
umum
1. Tujuan operasional
Tujuan
operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu
yang memadai.
2. Tujuan keuangan
Tujuan
keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang
serendah-serendahnya.
3. Tujuan pengamanan
·
Tujuan
khusus
Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya
pencapaian tujuan organisasi.
C. Implementasi
manajemen logistik pada klinik bidan praktik swasta
Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat sejumlah persyaratan minimal dan perlengkapan
pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah.
1.
Peralatan
(steril dan tidak steril)
2.
Bahan
habis pakai
3.
Obat-obatan
4.
Formulir dan kelengkapan adsministrasi
Sarana medis-non medis
1.
Sarana
non medis
a.
Bangunan
dan tata ruang sekurang-kurangnya
terdiri dari :
Ruang tunggu :
·
kursi
/ bangku pasien
·
meja
/ majalah / surat kabar
·
meja
dan kursi petugas pengantar
Ruang pemeriksaan :
·
Meja
dan kursi provider
·
Lemari,
meja obat
·
Tempat
cuci tangan
Kamar kecil (WC)
·
Kenyamanan
·
Keamanan
·
Privacy
·
Kepuasan
Perlengkapan penunjang
·
Buku
kas (bila perlu)
·
Buku
resep
·
Blanko
formulir rujukan
·
Blanko
kwitansi
·
Blanko
surat sakit
·
Blanko
surat sehat
·
Blanko
buku kesehatan pribadi
Kelengkapan rekam medis
·
Sederhana
: kartu pasien dan rak penyimpanan
·
Canggih
: komputer
2.
Sarana
medis kesehatan :
·
Meja
bidan
·
Timbangan
anak
·
Timbangan
dewasa
·
Stetoskop
·
Lampu
senter
·
Termometer
·
Plester
·
Pinset
·
Alkohol, kapas, kasa steril
·
Peralatan
suntik
D.
Fungsi manajemen perlengkapan
Fungsi
logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai
berikut.
1. Fungsi
perencanaan
Proses untuk merumuskan sasaran dan
menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Secara khusus perencanan logistik adalah
merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon
pemakai atau user kemudian
diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi. Menurut Subagya (1994), ”perencanaan
adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan,
pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam
memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan.”
Pengelolaan logistik cenderung semakin
kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian
apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik
menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan
berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap
devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus didukung oleh semua
pihak. Rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan akan berakibat
tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Dalam suatu
kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran)
diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan, perencana, pelaksana
dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian
tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada
pencapaian tujuan untuk mencapai sasaran organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam
periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (long range)
b.
Rencana
jangka menengah (mid
range)
c.
Rencana
jangka pendek (short
range)
Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan
menghasilkan antara lain:
a. Rencana
Pembelian
b.
Rencana Rehabilitasi
c.
Rencana Dislokasi
d.
Rencana Sewa
e. Rencana
Pembuatan
Dalam
tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan
pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang dibutuhkan untuk
menentukan jenis barang yang tepat (what)
b.
Berapa
yang dibutuhkan untuk menentukan jumlah yang tepat (how
much, how many)
c.
Kapan menentukan waktu yang tepat (when)
d.
Dimana
dibutuhkan untuk menentukan tempat yang tepat (where)
e.
Siapa
yang mengurus untuk menentukan orang atau unit yang tepat (who)
f.
Bagaimana
diselenggarakan untuk menentukan proses yang tepat (how)
g.
Mengapa
dibutuhkan pengecekan apakah keputusan yang diambil
benar-benar tepat (why)
2. Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan
perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu
skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994).
Dalam fungsi penganggaran, semua
rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih
lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia.
Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama
maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang tepat.
Apabila semua perencanaan dan penentu
kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah
diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak
boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak
rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyususn anggaran terdapat
beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain :
a. Peraturan–peraturan
terkait
b.
Pertimbangan politik, sosial, ekonomi
dan teknologi
c.
Hal-hal yang berhubungan dengan
anggaran
d. Pengaturan
anggaran seperti sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit
bermacam-macam tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau
swasta. Pada rumah sakit pemerintah, sumber anggaran dapat
berasal dari dana subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan
dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran
berasal dari dana subsidi (Yayasan dan Donatur), penerimaan rumah
sakit dan dana dari pihak ketiga.
Alokasi anggaran logistik rumah sakit 40 % - 50
% dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat
rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
3.
Fungsi
Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan
usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan
yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada.
Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah
ada dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).
Pengadaan tidak selalu harus
dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai
alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi.
Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:
a.
Pembelian
b.
Penyewaan
c.
Peminjaman
d.
Pemberian ( hibah )
e.
Penukaran
f.
Pembuatan
g.
Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan
perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a.
Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b.
Penyususnan dokumen tender
c.
Pengiklanan/penyampaian undangan lelang
d.
Pemasukan dan pembukuan penawaran
e.
Evaluasi penawaran
f.
Pengusulan dan penentuan pemenang
g.
Masa sanggah
h.
Penunjukan pemenang
i.
Pengaturan kontrak
j.
Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah
fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi
pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal
kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang
pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan
pada fungsi pengadaan antara lain:
a.
Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W.
Aljian, antara lain:
1.
Hubungan pribadi dengan para pedagang
sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua
tahap perdagangan.
2.
Tidak boleh ada keterangan orang dalam
kepada siapapun.
3.
Memberi batas kepada seorang rekanan
adalah melanggar etika.
b.
Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus
dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
1.
Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya
5 orang terdiri dari perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung
jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis.
2.
Dilarang duduk sebagai anggota panitia sepert kepala kantor/satuan
pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang
berfungsi sebagai pemeriksa.
3.
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala
kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek.
4.
Masa kerja panitia berakhir sesuai
dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.
4.
Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan
dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan.
Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam
fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya
serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan,
pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah kualitas barang
dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang
lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi
penyimpanan adalah:
a.
Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu
menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b.
Barang (jenis, bentuk
barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam :
·
Barang biasa: kendaraan, mobil
ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
·
Barang khusus: obat-obatan,
alat-alat medis dll.
c.
Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan,
penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d.
Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan,
kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.
e.
Penggunaan alat bantu
f.
Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan
terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
5.
Fungsi
Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau
distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari
satu tempat ke tempat lainnya (Subagya, 1994). Faktor
yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a.
Proses Administrasi
b.
Proses penyampaian berita (data-data
informasi)
c.
Proses pengeluaran fisik barang
d.
Proses angkutan
e.
Proses pembongkaran dan pemuatan
f.
Pelaksanaan rencana-rencana yang telah
ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani
masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan
yang diharapkan.
6. Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau
usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku (Subagya, 1994). Alasan penghapusan barang
antara lain:
a. Barang hilang,
akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah,
tercecer atau tidak ditemukan.
b. Teknis dan
ekonomis
Nilai barang dianggap tidak ada
manfaatnya yang disebabkan beberapa faktor:
·
Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki
·
Kadaluarsa yaitu suatu barang tidak
boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan
·
Aus atau deteriorasi yaitu barang
mengurang karena susut, menguap atau hadling
·
Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi
sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus
d. Tidak bertuan yaitu barang-barang
yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu
barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara
lain:
a.
Aspek yuridis, administrasi dan
prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan
panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang
mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian
kewajiban sebelum barang dihapus.
b.
Aspek rencana pelaksana teknis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana
tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:
1. Pemanfaatan
langsung yaitu usaha merehabilitasi/merekondisi
komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai
barang persediaan baru.
2.
Pemanfaatan kembali yaitu usaha
meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain.
3.
Pemindahan yaitu mutasi kepada
instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung.
4.
Hibah yaitu pemanfaatan
langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (pemerintah).
5.
Penjualan/Pelelangan yaitu dijual baik di
bawah tangan atau dilelang.
6.
Pemusnahan yaitu menyangkut
keamanan dan keselamatan lingkungan.
7. Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan
dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap
langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan
pengendalian antara lain:
a.
Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual,
standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain.
b.
Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan
informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana.
c.
Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi
cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan.
d.
Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik
diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur
organisasi yang baik
b.
Sistem informasi yang memadai
c.
Klasifikasi yang selalu mengikuti
perkembangan menuju standardisasi
d.
Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang
cukup memadai
sumber